گام های مدیریت عملیات فرهنگی

منظور از مدیرت فرهنگی، مدیریت در سطح کلان آن نیست، بلکه مدیریت در سطح انجام یک عملیات فرهنگی در یک مجموعه ی تربیتی است. در واقع در این نوشتار می خواهیم گام های انجام یک عملیات فرهنگی را برشماریم.
گام اول) شناسایی

گام شناسایی باید در چند حیطه دنبال شود:

1)    شناسایی اصل عملیات

شناخت اصل عملیات خود به دو بخش تقسیم می شود:

الف) شناخت اهداف دینی انجام عملیات فرهنگی مورد نظر به صورت کلی و همچنین شرایط و محدودیت های انجام آن عملیات فرهنگی مطابق با شریعت ناب محمدی.

به عنوان مثال شما تصمیم به برگزاری اعتکاف به عنوان یک عملیات فرهنگی می گیرید، حال باید ابتدائا درمورد هدف برگزاری اعتکاف، شناخت کافی کسب کنید و بدانید اصولا در مجموعه ی برنامه های دینی، اعتکاف چه جایگاهی دارد و اهداف شرع از توصیه به برگزاری اعتکاف چه چیزی بوده است، همچنین باید شرایط و محدودیت های برگزاری اعتکاف را شناسایی کنید.

  • شناخت جایگاه عملیات فرهنگی مورد نظر در منظومه‌ی اهداف سازمانی و تربیتی همچنین شناخت اهداف ما از انجام آن علمیات فرهنگی.

در این بخش از گام شناسایی، باید هدف خود را از برگزاری این اعتکاف به طور خاص مشخص کنید. آیا مثلا قصد دارید به همه ی اهدافی که دین در اعتکاف قرار داده است، به طور کامل برسید و یا بعضی از اهداف برای شما در اولویت قرار دارد و رویکرد اصلی اعتکاف شما فقط رسیدن به آن اهداف مورد نظر است؟ در واقع باید تعیین کنید که هدف و موضوع محوری شما در این اعتکاف چیست؟

اگر شما نسبت به عملیاتِ فرهنگیِ اعتکاف، گام شناسایی را به خوبی برندارید، ممکن است برنامه ای را در اعتکاف قرار دهید که آن برنامه مانع تأثیر گذاری بهتر و بیشتر اعتکاف بر روی مخاطبینش شود و کیفیت اعتکاف را تقلیل دهد.

یا مثلا برای برگزاری اردو در بخش اول شناسایی اصل عملیات، باید تعیین کرد، در مقایسه‌ با قالب های تربیتی دیگر، اردو چه جایگاهی دارد و چه اهدافی را می‌شود از برگزاری یک اردو دنبال کرد. در بخش دوم شناسایی اصل عملیات، باید اهداف برگزاری این اردوی خاص را مشخص کرد. مثلا هدف این اردو جذب جدید الورودی هاست یا هدف اردو تفریح است و یا اینکه هدف، فراگیری آموزش های تشکیلاتی است.

2)    شناسایی مکان و زمان عملیات

باید موقعیت مکانی و زمانی ای که بناست عملیات فرهنگی در آن بستر انجام شود را شناسایی کنیم.

مثلاً در عملیات فرهنگیِ اردو، باید مکانی که بناست اردو در آنجا برگزار شود را شناسایی کرد. لازم است، چند روز زودتر از موعد اردو، افرادی با حضور در مکان اردو، امکانات و شرایط آن را شناسایی کنند. برخی از زمان ها هم برای انجام عملیات فرهنگی مورد نظرما مناسب تر اند که لازم است شناسایی شود.

3)    شناسایی نیروی انسانی و مجریان عملیات

منظور از نیروی انسانی، افرادی هستند که بناست عملیات فرهنگی مورد نظر را انجام دهند.

برای شناسایی و پیدا کردن نیروهای انسانی مناسب، لازم است لیستی از نیروهای موجود به همراه مختصری از سوابق و توانمندی های آن ها تهیه شود تا بتوان در مقام مقایسه، بهترین و مناسب ترین افراد برای انجام عملیات فرهنگی مدنظر را انتخاب کرد.

4) شناسایی مخاطب

هر عملیات فرهنگی دارای جامعه مخاطبین مخصوص به خود است. هر عملیات فرهنگی برای تأثیر گذاری بر روی جامعه مخاطب خاصی طراحی و تنظیم می شود. فلذا شناخت جامعه مخاطبین باعث می شود که بتوان عملیات را در بهترین و موثر ترین حالت طراحی و اجرا کرد.

لازم است جامعه مخاطب را درمحور های زیر شناسایی کرد:

الف) رده تشکیلاتی : باید مشخص شود که مخاطبین ما در عملیات فرهنگی، جزء اعضا و متربیان تشکیلات هستند یا عضو جدید الورود تشکیلات اند و یا عموم مردم سطح شهراند که عضو تشکیلات ما نیستند.

ب) سن، روحیات و ویژگی ها : هر گروه سنی، اقتضائات، نیاز ها و روحیات خاص خود را دارد که باید با دقت شناسایی شده تا در طراحی و انجام عملیات بدان توجه شود.

مثلا برای عملیاتِ فرهنگیِ هیئت لازم است مشخص شود که هیئت برای متوسطه اول بناست طراحی و اجرا شود یا متوسطه دوم و یا دیگر گروه های سنی. هر کدام از این گروه های سنی، اقتضائات و نیاز های خاص خود را دارند که طراحی و اجرای هیئت را تحت تأثیر قرار خواهند داد.

5) شناسایی ابزار و امکانات موجود

باید ابزار، تجهیزات و امکانات موجود شناسایی شود و از آن ها لیست مشخصی تهیه شود. بعضی اوقات تهیه این لیست، بهتر است که بعد از سازماندهی نیروها توسط اعضای هر گروه، تهیه شود.

مثلا برای عملیاتِ هیئت، لازم است، لیستی دقیقی از پارچه ها، کتیبه ها، پرچم ها و منابع مالی و… تهیه شود.

6) شناسایی فرصت های احتمالی

در مرحله قبل، منابع و امکانات موجود شناسایی شد اما نباید خود را محدود به این منابع و امکانات کرد و ذهن کادرعملیات نباید بسته شود. باید با شناسایی دقیق و بررسی دائمی، هم فرصت های مغفول را شناخت و هم با خلاقیت فرصت سازی کرد.

مثلا قبل از برگزاری اردوی مشهد، باید سخنران ها و افرادی که در مشهد هستند را شناسایی کرد تا پس از سفر به مشهد، از آن ها در صورت نیاز استفاده کرد. کادر عملیات فرهنگی باید در تمام لحظات این ظرفیت ها را رصد کند و برخی را هم خلق کند.

گام دوم ) سازماندهی

بعد از شناسایی ابعاد عملیات فرهنگی موردنظر و نیروهای انسانی موجود، نوبت به سازماندهی نیروهای انسانی برای انجام عملیات می رسد. یعنی برای هر بخش از عملیات، مسئولی از بین نیروهای انسانی، تعیین می شود. بدین ترتیب، شورای اجرایی که متشکل از مسئولین قسمت های مختلف عملیات است تشکیل می شود. البته برای امورات جزئی ترِ عملیات فرهنگی لازم است، کادر اجرایی آن را هم با کمک شورا تشکیل داد و تعداد بیشتری از افراد را درگروه های مختلف سازماندهی کرد.

نکات سازماندهی و تقسیم کار

الف) توجه به استعداد ها و توانمندی های نیرو: سازماندهی باید بر اساس توان و استعداد نیروها انجام‌شود. اگر کاری را که در حد توان فرد نیست به عهده اش بگذاریم، موجب خرد شدن او و کاهش اعتماد به نفسش شده‌ایم و هم عملیات ضربه می‌خورد و به خوبی پیش نمی‌رود.

ب) رعایت شأن نیرو: اصل مهم در اعطای مسئولیت به افراد، این است که کرامت و شخصیت آن ها حفظ شود، بنابراین با توجه به سن، سابقه و دیگر ویژگی های نیرو، لازم است او را در بخشی که بیشترین تناسب را با او دارد، سازماندهی کنیم.

ج) تعیین شرح وظایف و حدود اختیارات لایه های نیروی انسانی: لازمه‌ی سازماندهی مناسب، این است که حد واسپاری و تفویض اختیارات به لایه های مختلف نیروی انسانی را مشخص کنیم. باید مشخص شود که تصمیم گیری ها از بدنه ی پایین لایه های نیرویی است یا از لایه های بالاتر تصمیمات گرفته شده به تمام لایه ها ابلاغ می‌شود؟!

به عنوان مثال، افرادی برای برگزاری عملیاتِ اعتکاف دور هم جمع شده‌اند و هر کدام مسئولیت مشخصی دارند لازم است که حدود اختیارات و انتظاراتی که از هرکدام از مسئولیت ها می‌رود، کاملا واضح و مشخص شود و همه‌ی مسئولان و کادر اجرایی از آن ها مطلع باشند. به عنوان نمونه، باید مشخص شود که در تعیین مکان و یا دعوت از سخنران و مداح اعتکاف کدام یک از مسئولان می‌توانند اعمال نظر کنند و یا مسئول تدارکات در تعیین نوع غذا ها چقدر اختیار دارد و باید نظر کدام یک از مسئولان را در این خصوص جویا شود و …

 

تعیین حدود انتظارات و اختیارات هر یک از مسئولیت ها، فواید زیادی دارد. از جمله موارد زیر:

  • باعث شفاف شدن و ابهام زدایی از وظایف هر یک از مسئولان و کادر اجرایی می‌شود.
  • از تداخل بین وظایف و موازی کاری جلوگیری می‌شود.
  • از رها شدن کار به علت مشخص نبودن مسئول مربوطه جلوگیری می‌شود.
  • رابطه‌ طولی و عرضی مسئولیت ها بایکدیگر مشخص می‌شود تا هر فرد دقیقا جایگاه تشکیلاتی خود را بداند. و مشخص می شود که کدام مسئولیت ها ذیل مسئول بالاتری است و باید نسبت به آن تبعیت داشته باشد و پاسخگو باشد.
  • لایه‌ی نیرویی که قدرت تصمیم گیری دارند از لایه‌ی نیرویی که قدرت تصمیم گیری کمتری دارند و بیشتر نقش اجرایی دارند، تفکیک می شود. البته همه‌ی لایه های نیرویی اختیارات مختلفی دارند اما در برخی امور نمی توانند به طور مستقل تصمیم گیری کنند و لازم است که در چارچوب تصمیمات گرفته شده توسط مسئولان بالاتر از خود، فعالیت کنند.

دقت شود!

درست است که باید حدود اختیارات هر مسئولیت مشخص شود اما به این معنای سلب کامل اختیارات و تصمیم گیری ها از لایه های نیرویی نیست. شرط فعال شدن و رشد هرفردی در مسئولیتی که دارد این است که قدرت اختیار داشته باشد و به یک نیروی اجرایی صرف تبدیل نشود. پس سخن ما در این است که حدود اختیارات و انتظارات از هر فرد در عملیات فرهنگی مشخص شود نه اینکه بروکراسی اداری خشک حاکم شود و تمام اختیارات را سلب کنیم. در عملیات های با رنگ و بوی تربیتی، هرچقدر کادر اجرایی در تصمیم گیری ها دخیل باشند، هم عملیات بهتر انجام می شود و هم کادر اجرایی بیشتر و بهتر رشد می کنند.

به این نکته هم باید توجه شود که اگر فرد فقط کاری را انجام دهد که در تصمیم گیری آن کار دخیل بوده، کم کم عادت می کند که کاری که در تصمیم گیری اش دخیل نبوده را انجام ندهد و این روحیه‌ی خوبی نیست. پس در کل نباید دچار افراط و تفریط شد. لایه های نیرویی باید هم در برخی کارها اختیار داشته باشند و قدرت تصمیم گیری داشته باشند و هم در برخی کارها صرفا مجری باشند و دستورات لایه های بالاتر را اجرا کنند.

گام سوم ) برنامه ریزی عملیات

منظور از برنامه ریزی، طراحی از صفر تا صد عملیات است. به عنوان مثال برنامه ریزی برای هیئت به این صورت است که زمان، مکان، مداح، سخنران، تدارکات، موضوع هیئت و سایر جزئیات را مشخص کنیم.

نکات برنامه ریزی

  • لزوم توجه به اهداف عملیات و شناسایی در برنامه ریزی

برنامه ریزی باید براساس شناسایی صورت گرفته درگام اول، باشد. همچنین برنامه ریزی باید بر اساس اهداف تعیین شده باشد.

  • درگیر کردن تمام لایه های نیرویی در طراحی و برنامه ریزی عملیات

در جلسات شورا، تاحدی برنامه ریزی و طراحی عملیات صورت بگیرد که فرصت برای برنامه ریزی ها و تصمیم گیری های جزیی تر اعضای کادر هم فراهم باشد. در واقع با دخیل کردن مسئولین تمام بخش های عملیات در برنامه ریزی و تصمیم گیری، هم تعلق آن ها نسبت به عملیات بالا می رود و هم انگیزه بیشتری برای پیشبرد عملیات کسب می کنند و هم قدرت تصمیم گیری و مدیریت کسب می کنند.

  • لزوم آرمان گرایی در عین واقع بینی

باید این هنر را کسب کنیم که در عین توجه به واقعیت ها و سختی های مسیر، بتوانیم به سمت آرمان ها هم حرکت کنیم. یعنی از طرفی در برنامه ریزی عملیات، اسیر محدودیت های موجود نشویم و خلق فرصت کنیم و از طرفی دیگر واقعیات کف میدان عملیات را ببینیم و انتزاعی و غیر عملیاتی برنامه ریزی نکنیم.

4)     نوآوری و خلاقیت

نباید در برنامه ریزی اسیر کلیشه ها شد و لازم است دائما در طراحی و برنامه ریزی عملیات، نوآوری و خلاقیت ایجاد کرد.

5)     الگو گیری و استفاده از تجربیات موفق دیگران

عملیات های مشابهی که در سطح شهر و کشور انجام گرفته است، می تواند منبع الهام ایده باشند و حتما لازم است از تجربیات آن ها استفاده کرد.

6)     خلق فرصت و امکانات

باید با ذهنی خلاق و ساختار شکن، از محدودیت ها فرصت ساخت و به علت کمبود امکانات یا محدودیت های دیگر، دچار رکود و انفعال نشد.

7)     جلسات مستمر

با برگزاری جلسات مستمر، هم کیفیت برنامه ریزی برای عملیات بالا می رود و هم باعث افزایش علقه نیروها به عملیات می شود. همچنین یکی از اهداف تشکیل جلسات، ایجاد همدلی، وحدت، نزدیک شدن بچه ها به یکدیگر و در نتیجه تیم شدن آن هاست.

8)     اولویت بندی

با توجه به اهداف تربیتی و دیگر اهدافی که برای عملیات فرهنگی تعیین کرده ایم، برنامه ها اولویت بندی می‌شوند. به عنوان مثال در اعتکاف وقتی برنامه ای مثل سخنرانی یک استاد اخلاق با برنامه ای دیگر مثل پخش فیلمی جذاب تداخل پیدا می‌کند، در اینجا است که اولویت بندی مطرح می‌شود و باید طبق اهداف عملیات یکی را بر دیگری اولویت دهیم. مثلا اگر مخاطب هدف ما در این برنامه نیروهای اصلی و بزرگتر است، سخنرانی را اولویت می‌دهیم و اگر مخاطب هدف، نیروهای تازه جذبی است، باید به پخش فیلم اولویت بدهیم و آن را در برنامه بگنجانیم و اجرا کنیم.

9)     انطباق هدف و وسیله

باید توجه کنیم که کلیه برنامه ها و اقداماتی که طراحی می‌شود کاملا در چارچوب شریعت باشد و احکام اسلامی رعایت شود. به عنوان نمونه در خرید تجهیزات و اقلام مصرفی مورد نیاز، اسراف نکنیم و یا اگر وسیله ای امانت گرفته شد، بدون کوچک ترین آسیبی در موعد مقرر آن را به صاحبش برگردانیم. و یا عملیات فرهنگی ما موجب آزردگی همسایه ها و… نشود.

 

10) زمانمندی و مرحله‌بندی (نمودار گانت)

باید کلیه گام های عملیات فرهنگی و برنامه های طراحی شده، به صورت کامل گام بندی شوند و زمان شروع و اتمام آن ها مشخص شود. یعنی مشخص شود که مثلا گام اول که شناسایی بود، دقیقا در چه بازه زمانی شروع می شود و باید در چه زمانی خاتمه یابد. یا مثلا فرایند طراحی و نصب دکور هیئت دقیقا در چه بازه زمانی باید انجام شود. بدون زمانمندی برنامه ها و کارها، عملیات با کندی و فرسایش روبرو خواهد شد.

11) پیش‌بینی برنامه جایگزین

همیشه این احتمال وجود دارد که برنامه های پیش بینی شده، موقع اجرا با مشکل مواجه شوند و قابلیت اجرایی خود را از دست بدهند. بنابراین لازم است برنامه‌ی ثانوی هم طراحی شود تا اگر برنامه اصلی، دفعتا قابلیت اجرایی خود را از دست داد، برنامه جایگزین اجرا شود و به عملیات ضربه وارد نشود. به عنوان مثال اگر سخنران هیئت، به هر دلیلی سرموعد مقرر نتوانست در هیئت حاضر شود، لازم است کادر هیئت، برنامه‌ی جایگزین را اجرا کنند تا سخنران به مجلس برسد.

12)تایید نهایی عملیات توسط یک ناظر تربیتی

تمام برنامه های انجام شده باید از زیر ذره بین یک ناظر کیفی-‌ تربیتی پخته بگذرد و عیوب احتمالی آن تذکر داده شود و اصلاحات مورد نظر اعمال شود. البته گاهی ممکن است، برنامه‌ی طراحی شده به طور کلی رد شود و لازم باشد از نو، برنامه ریزی های مطابق با اصول مشخصی انجام پذیرد. البته اگر سازماندهی به درستی و متناسب با توانایی و استعدادهای نیروها انجام شده باشد این حالت بسیار کمتر اتفاق خواهد افتاد.

گام چهارم) اجرای عملیات

در این مرحله باید به خط زد و عملیات فرهنگی را اجرا کرد.

نکات اجرای عملیات

1)    جدیت

در محیط فرهنگی با توجه به فضای صمیمی و رفاقتی بین نیروها، گاهی ممکن است جدیت گم شود و با سهل انگاری و انعطاف بیش از حد با مسائل برخورد شود. لذا لازم است که با این آسیب مقابله کرد و رفاقت همراه با جدیت و مسئولیت پذیری باشد.

2)  معجزه ای بنام پیگیری

نیروی انسانی، هرچقدر هم فعال و خودکار باشد بازهم به پیگیری نیاز دارد. هرچند این پیگیری با توجه به روحیه نیروها متفاوت است. برخی به پیگیری بیشتری نیاز دارند و برخی به پیگیری کمتری نیاز دارند. البته برای تحقق پیگیری بهتر و با کیفیت تر، هم باید از مدل های پیگیری اطلاع کافی داشت و هم از ابزار های پیگیری استفاده کرد.

3)  مدیریت بحران

در طی انجام عملیات، گاهی اوقات مسائل و مشکلات ناخواسته ای پیش می آید که باعث بحرانی شدن شرایط می شود. در این حالت لازم است که اقدامات سریع و قاطع برای خارج شدن از این بحران انجام شود.

.نرم افزار Tick Tick Pro پیشنهاد میشود.

Services

I am text block. Click edit button to change this text. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Services

I am text block. Click edit button to change this text. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Services

I am text block. Click edit button to change this text. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

عملیات هیئتمحرمهیئت هفتگی

انصارانصارالمهدیانصارالمهدی های کشورانصاری هادبیرخانهدبیرخانه هیئت های انصارالمهدیدبیرخانه هیئت های انصارالمهدی کشورمحرممدیریت فرهنگیهیئت

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *


6 − 3 =